Aujourd’hui, l’onboarding démarre à la signature de la promesse d’embauche

Face à une volatilité des candidats de plus en plus forte et à des difficultés de recrutement évoquées par près de 60% des entreprises en 2024*, consolider les liens avec ses nouvelles recrues est devenu un incontournable pour les entreprises. Cela passe par un processus d’intégration bien établi mais également par des rencontres ou échanges informels pendant toute la période de préavis qui suit l’acceptation de la promesse d’embauche.

L’intégration : une démarche aux nombreuses conséquences

Lorsqu’elle est particulièrement soignée, l’intégration contribue activement à votre marque employeur. Nous le constatons systématiquement lors des suivis d’intégration réalisés par le cabinet : les candidats ayant vécu une intégration qu’ils considèrent excellente en parlent systématiquement… La vitesse d’intégration dans l’entreprise est augmentée et le sentiment d’appartenance également. L’intégration consolide alors le lien entre l’entreprise et la nouvelle recrue : un élément particulièrement important lorsque l’on sait que les recruteurs n’hésitent plus à chasser des candidats en période d’essai. 

Vers un parcours d’intégration vécu comme excellent par la nouvelle recrue

Obtenir la pleine satisfaction du nouvel arrivant quant à son intégration passe par le sentiment d’être attendu, d’intégrer une entreprise qui a pris les devants et qui a tout mis en œuvre pour que le nouveau collaborateur se sente pris en main.

Quelques axes clés sont à anticiper avant l’intégration pour faire en sorte que le collaborateur soit pleinement satisfait :

• Annoncer l’arrivée du collaborateur aux équipes en amont
• Définir la personne en charge d’accueillir le nouveau collaborateur le jour J
• Présenter le collaborateur aux équipes en place
• S’assurer que l’ensemble des équipements (matériels et logiciels) soient prêts
• Programmer des rendez-vous avec les différents interlocuteurs clés sur les premières semaines
• Organiser une visite de site
• Mettre en place des formations spécifiques ou des vis-ma-vie

La pré-intégration, très appréciée des futures recrues

Pour intensifier les liens entre l’entreprise et la future recrue, le pré-boarding, ou pré-intégration, commence à être pratiqué dans les entreprises. Nous constatons que cette démarche est particulièrement appréciée des candidats, qui peuvent ainsi mieux connaître l’entreprise qu’ils s’apprêtent à rejoindre en amont de leur premier jour de travail. Côté entreprise, cette démarche passe par des échanges informels en visio ou par téléphone pour partager des informations sur l’entreprise, le contexte de l’arrivée du collaborateur, les attentes… Des éléments qui permettent au futur collaborateur de mieux cerner le contexte dans lequel il arrive et ainsi de mieux se préparer. Un déjeuner pour rencontrer l’équipe qu’il rejoint peut également être organisé en amont du contrat pour rencontrer ses futurs collègues dans un contexte non professionnel et briser la glace.

Ces prises de contact, ces partages, permettent, outre la satisfaction de la future recrue, de consolider les liens qu’il entretient avec l’entreprise, et ce, dans la durée.

Alors que 35 %** des candidats ne se présenteraient pas le premier jour en l’absence totale de communication de la part de l’entreprise depuis l’acceptation de la promesse d’embauche, et que 14%** des entreprises ont déjà eu des candidats qui ne sont pas présentés le premier jour, pourquoi ne pas prendre à bras le corps le sujet de l’intégration et de la pré-intégration ?

Témoignage de Nathalie PRAT, Responsable des Ressources Humaines chez Simone Pérèle

« L’intégration est un concept qui a beaucoup évolué au sein de notre structure. Là où il y a quelques années, nos managers voyaient encore l’intégration comme une contrainte, ils sont à présent pleinement acteurs de cette intégration, qu’ils vont même personnaliser en fonction des postes. Selon nous, l’intégration débute dès l’entretien de recrutement et doit se poursuivre jusqu’à plusieurs semaines après l’arrivée du nouveau collaborateur : c’est une manière de montrer de la considération, de l’intérêt mais aussi de donner à voir l’entreprise plus rapidement et de manière plus complète. 

Résultat, nos nouveaux collaborateurs se projettent davantage, se sentent soutenus et accompagnés, nos managers sont fiers de leurs équipes et une vraie proximité se crée. Cela développe même un meilleur esprit d’équipe.

A présent, plus besoin de le demander, tout le monde est présent sur site autour d’un petit-déjeuner pour l’arrivée d’un nouveau collaborateur, même ceux censés être en télétravail. Tout le monde pense également au nouvel arrivant et à ses premiers déjeuners : pas question qu’il/elle déjeune seul ! Quant au parcours de visite organisé pour les nouveaux arrivants, il a tellement de succès que même les collaborateurs plus anciens, qui n’ont pas bénéficié de ce parcours, demandent à pouvoir y participer.

Jamais nous ne ferions marche arrière ! »

Témoignage de Nicolas Bardet, recruté en 2023 dans la société Vermon en tant que Directeur adjoint développement de produits

« Vermon est la 5ème entreprise que j’ai rejointe dans mon parcours professionnel, et jamais je n’avais connu un tel parcours d’intégration avant » , explique Nicolas Bardet, à présent Directeur adjoint aux opérations chez Vermon. « Les entretiens que j’ai eus, tant avec mes futurs collègues qu’avec le cabinet Premi Homme, m’ont donné à mieux comprendre l’entreprise que j’allais rejoindre et ont permis de créer du lien dès ces premières étapes. »

« Ensuite, mon intégration a été pensée pour m’offrir une compréhension approfondie des priorités stratégiques de l’entreprise, ce dont j’avais besoin dans le cadre de mes nouvelles missions, tout en me permettant d’agir rapidement et efficacement. Dès les premiers jours, j’ai ressenti un réel effort pour me permettre d’appréhender le fonctionnement de tous les services de l’entreprise, ses valeurs, ses équipes et mes responsabilités. Cette intégration, sur-mesure, a permis de développer la cohésion d’équipe, de stimuler la prise d’initiative et d’accélérer la création de valeur. Elle a été un véritable catalyseur pour moi. »

*source Enquête France Travail : Besoins en main-d’œuvre des entreprises

**source Intégration et rétention des Talents : les clés d’un recrutement réussi (Robert Walters)